Guide
d’utilisation

Ministère
de l’Énergie et des Ressources naturelles (MERN)

Ministère
des Forêts, de la Faune et des parcs (MFFP)

2009-02-12

Révisé :
2016-09-15

Direction générale adjointe des ressources
informationnelles (DGARI)

Outlook Web
Access (OWA)…. 3

Comment accéder à OWA. 3

Carnet d’adresses 6

Activer le Gestionnaire d’absence du bureau. 8

Désactiver le Gestionnaire d’absence
du bureau. 9

Se déconnecter 10

Besoin d’aide ?. 11

Conditions d'utilisation du service. 12

Consignes de sécurité. 13

Outlook
Web Access
(OWA)…

… ou comment accéder, de
façon sécuritaire, à votre messagerie électronique,
de n’importe où…

Un poste informatique branché à
Internet…

Un
navigateur Web tel qu’Internet Explorer ou Netscape…

Voici
les deux clés qui vous permettent d’accéder, en tout temps
et de n’importe où, à votre messagerie électronique
professionnelle.

Ce guide vous permettra de savoir comment
accéder et utiliser OWA de façon sécuritaire et vous
informera sur les principales différences entre le logiciel que vous
utilisez au bureau, soit Outlook, et Outlook Web Access (OWA).

Comment
accéder à OWA

Voici
l’adresse à retenir :

https://outlook.mern.gouv.qc.ca ou https://outlook.mffp.gouv.qc.ca

Vous pouvez utiliser ce lien hypertexte pour
accéder à OWA. Vous pouvez aussi, directement d’un
navigateur Web, taper cette adresse
dans la Barre d’adresse :

Remarquez le s qui se trouve après http, dans cette adresse.
Cette lettre confirme que l’information véhiculée sur le
réseau Internet est
cryptée, permettant ainsi de garantir la sécurité et la
confidentialité du contenu véhiculé.

C’est d’ailleurs de cette manière que
vous échangez, généralement, avec votre institution
financière par l’intermédiaire d’Internet car il s’agit, à ce jour, d’une des
meilleures protections. Considérez cette information lorsque vous aurez
à transiger à l’aide de votre carte de crédit sur Internet…

Si ce s
s’inscrit après http au cours de votre
transaction et que le destinataire a pignon sur rue, cette transaction
n’est vraisemblablement pas plus risquée que lorsque vous utilisez
votre carte de crédit dans un établissement commercial
quelconque.

Notez que s’il vous arrivait d’oublier de
l’inscrire en tapant l’adresse, une conversion automatique sera
effectuée sur le serveur et vous serez redirigé vers le https.

La page d’accueil d’OWA, qui peut évoluer
dans le temps, se présentait ainsi, lors le la conception du
présent guide :

On y décrit brièvement ce qu’est OWA
et on vous propose deux liens hypertextes concernant :

·
Les conditions d’utilisation

·
Les consignes de
sécurité

Remarquez la case à cocher :

Pour accéder à OWA, vous devez absolument
cliquer sur cette case à cocher. À l’occasion, comme le
temps nous presse, à une telle requête, on clique sans trop se
poser de questions en espérant accéder, au plus vite, à
l’objet convoité…

Ces conditions d’utilisation et ces directives
de sécurité doivent être considérées avec
attention. En effet, si vous négligez de mettre en pratique ces
consignes, non seulement mettrez-vous vos données personnelles en
danger, mais vous pourriez exposer le système informatique du
Ministère à des personnes malveillantes.

En cliquant sur la case à cocher, vous
ferez apparaître les champs texte qui vous permettront de vous identifier
et le bouton vous permettant d’Ouvrir
une session :

Les indications à inscrire dans les zones Nom
d’utilisateur et Mot de passe sont les mêmes
informations que vous entrez à votre poste informatique du bureau.

Dès que vous cliquerez sur Ouvrir une session, vous accèderez directement à
votre Boîte de réception,
à l’intérieur de votre navigateur Web.

Retenez que pour utiliser OWA, vous devez restreindre vos
actions aux barres d’outils d’OWA et non pas à celles de
votre navigateur Web (pointées
dans cette capture écran par la flèche orange) :

Par défaut, lorsque vous accédez à
OWA, le dossier Boîte de
réception s’affiche à l’écran et, à
gauche, le Volet de navigation. Vous
avez aussi accès aux autres dossiers tels que Contacts, Calendrier,
etc.

En fait, OWA vous permet d’exécuter les
principales tâches auxquelles vous êtes habitués avec Outlook.

Cependant, vous n’y trouverez pas vos Dossiers personnels, ni vos dossiers
d’archives, pas plus que votre signature automatique. De plus, certains
outils ne se trouvent pas au même endroit, se présentent ou se
comportent différemment.

Vous n’aurez pas accès aux dossiers des Boîtes aux lettres accessibles par
délégation. C’est-à-dire que si vous accédez,
par exemple, au Calendrier d’un
collègue qui vous y a autorisé, au bureau, vous ne pourrez le
faire par l’intermédiaire d’OWA.

Tous
les Éléments contenus
dans un dossier ne sont pas nécessairement affichés. Les
flèches, en bas, à droite, permettent de faire afficher les Éléments suivants ou
précédents :

Carnet
d’adresses

Le Carnet
d’adresses d’OWA vous permet d’accéder à
l’ensemble des adresses emmagasinées dans la Liste d’adresses globale.
Un outil de recherche rapide vous est proposé en lien avec le Carnet d’adresses d’OWA sous
la forme d’une zone dans laquelle vous pouvez taper le nom de la personne
que vous cherchez.

Si plus d’une personne correspond au critère
que vous venez d’inscrire, vous obtiendrez la liste de ces personnes sous
la forme de liens cliquables :

En cliquant sur le bouton Carnet d’adresses, cette boîte de dialogue
s’affichera :

Sous Carnet
d’adresses, sélectionnez la Liste d’adresses globale et tapez, dans l’outil de
recherche à sa droite, le nom de la personne que vous cherchez et
cliquez sur [Entrée]. Le résultat s’affichera sous
l’outil de recherche.

Remarquez les boutons proposés en haut de
l’outil de recherche :

Le premier vous permet d’afficher un volet de
lecture, le second vous permet d’afficher la liste obtenue sur une ou plusieurs
lignes alors que le dernier bouton vous permet d’adresser un message
à l’élément ou l’ensemble
d’éléments sélectionnés.

À ce sujet, voici quelques indications vous
permettant de les repérer :

o
LG : liste des
gestionnaires

o
Tout : liste de tout
le personnel de certains édifices (Atrium, Bois-Fontaine, etc.), de
certaines unités administratives (DGSG, BSMA, etc.), des secteurs
(Forêts, Énergie, etc.), des régions.

o
UA : liste du
personnel de certaines unités administratives

o
GI : liste des
personnes inscrites à des groupes d’intérêt

Notez que vous aurez accès au Carnet d’adresses lorsque en cliquant sur les boutons À… ou Cc… d’un nouveau message, tout comme sur la commande Participants d’un nouveau
rendez-vous, etc.

Activer
le Gestionnaire d’absence du bureau

L’avantage de la version Outlook Web Access (OWA) est de
rendre possible l’affichage de deux messages d’absences
différents soit :

·
Un message pour les correspondants internes;

·
Un message pour les correspondants externes.

Cette façon de faire est avantageuse pour
les personnes recevant plusieurs courriels de correspondants externes.  Voici comment procéder :

1.    Cliquez sur le bouton « Options » (en haut de la fenêtre)
pour en afficher le menu dans la partie gauche de la fenêtre;

2.     Sélectionner
« Gestionnaire d’absence du bureau » pour
afficher une fenêtre semblable à celle-ci :

3.    Pour activer les réponses automatiques de notification
d'absence du bureau, cliquez sur « Envoyer des réponses
automatiques d'absence du bureau »;

Pour
sélectionner une période, cochez la case « Envoyer
des réponses automatiques de notification d'absence du bureau
uniquement pendant cet intervalle de temps ». puis
sélectionnez les dates et heures de début et de fin.

4.    Entrez le texte du message de réponse automatique que vous
voulez adresser aux personnes appartenant au Ministère;

IMPORTANT :      Si
la section « Envoyer des
réponses automatiques d'absence du bureau à Expéditeurs
externes » n’est pas cochée, ce message
sera adressé tous vos correspondants internes et externes.

5.    Pour envoyer un message différent à vos
correspondants externes, cliquez sur « Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau à
Expéditeurs
externes »

6.    Entrez le texte du message de réponse automatique que vous
voulez adresser aux personnes ne faisant pas partie du Ministère;

7.    Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer vos
modifications.

RECOMMANDATION :

-
Privilégier,
dans le message destiné aux correspondants externes, une formulation
neutre de message comme par exemple :

« Je suis
absent(e) du bureau et serai de retour le _______. Pour une demande urgente,
contactez ______. »

Désactiver le
Gestionnaire d’absence du bureau

Pour désactiver les réponses automatiques de
notification d'absence du bureau :

Cliquez
sur le bouton « Options » (en haut de la fenêtre) pour en afficher le menu
dans la partie gauche de l’écran;

Sélectionner
« Gestionnaire d’absence du bureau »
pour en afficher la fenêtre;

Cliquez
sur Ne pas envoyer de réponse automatique de notification
d'absence du bureau » et sur « Enregistrer » pour enregistrer
vos modifications.

Se
déconnecter

Lorsque vous voulez quitter OWA, assurez-vous que toutes
les fenêtres sont fermées et cliquez sur le raccourci : Se
déconnecter  placé en haut, à droite.

Cette page s’affichera, vous confirmant que vous
vous êtes correctement déconnecté d’OWA et vous
recommandant de fermer toutes les fenêtres de navigation. Cliquez sur le
bouton Fermer la fenêtre :

Notez que pour des considérations de
sécurité, la session d’OWA se terminera après une
période d'inactivité de 15 minutes.

Besoin
d’aide ?

Nous espérons que ce guide facilitera votre
tâche d’apprentissage avec OWA.

Le manuel d’aide du logiciel pourra répondre
à de nombreuses interrogations et vous permettra
d’expérimenter de nouvelles façons de faire. Pour y
accéder, cliquez sur le bouton Aide :

Cependant, si vous n’y trouvez pas les
réponses à vos questions, n’hésitez pas à
communiquer avec le personnel du Soutien
à la clientèle (SAC), au :

)

418-627-6262

Conditions d'utilisation du service

Seul le personnel autorisé
peut accéder à Outlook Web
Access (OWA) et en faire usage.

Je m’engage à
utiliser Outlook Web Access pour les
besoins de mon travail en observant et en respectant les mêmes
dispositions légales, réglementaires et administratives
auxquelles je suis tenu(e) lorsque j’utilise le réseau et les
équipements informatiques du Ministère.

J’ai pris connaissance de
la Politique d’utilisation des
services de l’inforoute ainsi que de la Politique de sécurité de l’information
électronique et des actifs informationnels du ministère des Ressources naturelles et j’accepte
de m’y conformer.

Je suis responsable de tous les
accès obtenus au moyen de mon compte de sécurité
(identifiant et mot de passe).

Je m’engage à ne
jamais divulguer mon mot de passe et à prendre toutes les dispositions
nécessaires pour garder sa confidentialité et pour empêcher
son utilisation par toute autre personne.

J’accepte que le
Ministère ait le droit de vérifier, de façon
aléatoire, l’utilisation des services de l’inforoute en vue
de déceler tout engorgement du réseau, toute contravention aux
lois, tout manquement à la confidentialité ou à la
sécurité, toute communication contraire à ses
intérêts ou toute violation desdites politiques.

Je m’engage à
installer et à utiliser un logiciel antivirus sur le poste de travail
dont je me sers pour accéder à Outlook Web Access. Je m’engage aussi à mettre
à jour régulièrement le fichier de définition
virale.

J’accepte que tout
accès ou usage non autorisés du service entraînent
automatiquement l’interruption de mon accès et puissent me rendre
passible de sanctions administratives et disciplinaires pouvant aller
jusqu’au congédiement et même à des poursuites
judiciaires.

L'utilisation de ce site n'est
permise qu'aux employé(e)s du Ministère
de l’Énergie et des Ressources naturelles (MERN) et du Ministère des Forêts, de la
Faune et des parcs (MFFP).

Tout
accès non autorisé est strictement interdit.

© Gouvernement du
Québec, 2016

Consignes
de sécurité

L'utilisation
d'Outlook Web Access (OWA) comporte
des risques liés à la sécurité de l'information
contenue dans votre boîte de courriels. Nous vous demandons de suivre les
trois consignes suivantes afin de diminuer fortement ces risques.

Fermez toutes
les fenêtres de votre fureteur Internet lorsque vous terminez une
session avec OWA.

Ne sauvegardez
pas votre mot de passe dans votre fureteur Internet de façon
à ce qu'il apparaisse automatiquement lors de votre prochaine
connexion à OWA.

Si vous
consultez OWA dans un café Internet ou dans un autre endroit
public, assurez- vous que personne ne voit votre mot de passe et changez
ce dernier dès votre retour au travail (consultez le SAC pour
connaître la façon de changer votre mot de passe).

N'oubliez
pas que vous êtes responsable de la façon dont vous utilisez OWA.

Pour
plus d’information, veuillez communiquer avec le SAC - (Soutien à la clientèle) au
numéro 418-627-6262, ou, pour le personnel de l’Atrium ou du Bois
Fontaine, composez simplement le 6262.

L'utilisation
de ce site n'est permise qu'aux employé(e)s du Ministère de l’Énergie et
des Ressources naturelles (MERN) et du Ministère des Forêts, de la
Faune et des parcs (MFFP)

Tout accès non autorisé est strictement interdit.

© Gouvernement
du Québec, 2016